Eğer toplantıya resmi bir başlangıç mümkün değilse toplantıya ilgi çekici bir olayı görüşmek için başlanmalıdır. Örneğin hafta sonu ne yapılacağını görüşmek için aile üyeleri toplanabilir. Böyle bir olay aile üyelerinin ilgisini çektiği için toplantıya katılmalarını sağlayacaktır. Böyle bir toplantıda örneğin piknik yapma sonucu çıktıysa piknik için görev dağılımı yapılmalıdır. Böylelikle çocuklara sorumluluk verilerek kendine güvenleri geliştirilmiş olur.
a) Aile toplantıları için klavuz
Aile toplantılarının verimli olması için bazı konulara dikkat edilmelidir. Bunlar aşağıda açıklanmıştır.
1) Önceden belirlenmiş zamanda düzenli olarak toplanmalıdır: Böylece aile üyelerinin toplantıya katılma olasılığı arttırılmış olur, zamanlarını planlarlar. Toplantı zamanını bilen aile üyeleri toplantıya hazırlıklı gelirler.
2) Toplantı başkanı dönüşümlü olmalıdır: ilk toplantı bir büyük tarafından yönetilmelidir. Ama daha sonra toplantı başkanı dönüşümlü olmalıdır. Küçük çocukların toplantıya başkanlıkları bir büyüğün yardımı ile olmalıdır.
3) Aile toplantılarında tutanak tutulmalıdır: Toplantıda alınan kararlar bir yere yazılmalıdır. Böylelikle ilerde çıkabilecek bir karışıklık önlenmiş olur. Toplantılarda yazıcı bulunmalıdır.
4) Toplantı zamanı planlanmalıdır: Toplantıların verimli olması için toplantı belli süre içersinde olmalı ve bu süre etkili kullanılmalıdır. Gündem dışına çıkılmamalıdır.
5) Herkes tartışmaya katılmalıdır: Toplantılarda herkesin görüşü alınmalıdır. Eğer herkesin görüşü alınmazsa demokratik bir ortam olmaz.
6) Yakınmalar sınırlandırılmalıdır: Toplantılar yakınma saatine dönüştürülme-melidir. Sorunlar ortaya koyulmalı gerçekçi çözümler aranmalıdır.
7) Ev işlerinin dağıtılmasında işbirliği yapılmalıdır: Evde yapılması gereken işlerin listesi yapılmalı ve bu listeye göre görev dağılımı yapılmalıdır. Ev işlerinden zor olanları büyükler almalıdır.
8) Anlaşmalara sadık kalınmalıdır: Toplantıda alınan kararlara uyulmalıdır. Çünkü alınan kararlara uyulmazsa toplantının güvenilirliği kaybedilmiş olur. Aile toplantılarında alınan kararlara uyulmadığında mantıklı sonuçlar uygulanmalıdır.
9) Toplantıların güvenilir olması sağlanmalıdır: Toplantının güvenilir olması toplantı kararlarının uygulanması ile ilgilidir. Toplantıda alınan kararlarla ilgili bir şikayet hafta içinde değiştirilmemelidir, kararlar sadece aile toplantısında değiştirilebilir. Böylelikle toplantının güvenilirliği attırılmış olur.
10) Her üyenin sorunlarına yer verilmelidir: aile toplantılarının demokratik bir şekilde işleyebilmesi için herkesin sorunları üzerinde durulmalıdır. Anne babaya göre sorun olmayan çocuğa göre sorun olabilmektedir. Bunun için hiçbir ayrım gözetmeksizin herkesin sorunlarına yer verilmelidir.
11) Eğlenceye zaman ayrılmalıdır: aile toplantıları sadece sorunların, şikayetlerin görüşüldüğü yer değildir. Aile toplantılarında eğlencelerde planlanmalıdır. Böyle bir uygulama aile toplantılarına ilgiyi, sevgiyi arttırır. Örneğin toplantıların öncesinde veya sonrasında herhangi bir eğlence düzenlenebilir.
a) Aile toplantılarında liderlik becerileri
Aile toplantılarının başkanı etkili bir lider olmalıdır. Toplantı başkanını tutumu toplantının verimli olmasında son derece önemlidir. Etkili bir toplantı yönetebilmek için bazı özelliklerin bulunması gerekmektedir. Bunlar:
1. Yansıtıcı dinleme kullanılmalıdır: Aile toplantılarında sorunların ne olduğunu tam olarak anlayabilmek için etkili dinlemek gerekmektedir.
2. Ben mesajları kullanılmalıdır: toplantının sağlıklı olması için ben mesajları kullanılmalıdır. İletişim çatışmalarına yer verilmemelidir.
3. Gerçek sorunlara dikkat çekilmelidir: Toplantıdan sonuç alabilmek için gerçek sorunlara eğilmek gerekmektedir. Sorunlar dışındaki ayrıntılar sorundan uzaklaşmaya ve toplantının uzamasına neden olur.
4. Beyin fırtınası yapılmalıdır: Tartışmaya açılan sorunların çözümü için beyin fırtınası yapılmalıdır. Beyin fırtınası yapılırken de görüşleri hemen reddetmemek gerekmektedir. Çünkü bu durumda üyeler görüşlerini söylemekten çekinirler. Üyeleri tüm görüşleri alındıktan sonra hep beraber görüşlerin kabul veya reddine karar verilmelidir.
5. Toplantı sonunda özet yapılmalıdır: Toplantının sonunda alınan kararların neler olduğu özetlenmelidir. Ayrıca alınan kararların uygulanması için de üyelerden söz alınmalıdır.
6. Değerlendirme yapılmalıdır: Toplantılarda daha önce alınan kararların değerlendirilmesi yapılmalıdır, yanlışlıklar düzeltilmelidir
